Upphandling av fastighetsförvaltning börjar med att tydligt beskriva vilka tjänster som ska ingå, vilket ansvar förvaltaren ska ha och vilka krav föreningen ställer på uppdraget. Med samma underlag till flera leverantörer blir anbuden lättare att jämföra utifrån både innehåll och pris. Det minskar också risken för oklarheter kring vad som ingår och vad som kan debiteras separat.
För en bostadsrättsförening är det därför bra att kartlägga behovet innan anbud begärs in och bestämma vilka delar av förvaltningen som ska ingå i uppdraget.
Sefast hjälper bostadsrättsföreningar vid upphandling av fastighetsförvaltning, bland annat med underlag inför val av förvaltare i stora delar av Sverige. Ring 010-14 68 680 eller mejla info@sefast.se så går vi igenom föreningens behov och vad uppdraget ska omfatta.
En upphandling av fastighetsförvaltning kan delas in i följande steg:
För fördjupning om styrelsens ansvar, vad förvaltningen kan omfatta och hur samarbetet med en förvaltare kan se ut finns sidan Fastighetsförvaltning BRF.
Föreningen behöver ta ställning till vilka uppgifter förvaltaren ska ansvara för och vilka som ska ligga kvar hos styrelsen eller andra leverantörer. Förvaltningen kan upphandlas som en helhet eller delas upp i bland annat teknisk, administrativ, ekonomisk och energimässig förvaltning. Boverket beskriver hur olika delar av förvaltningen kan avgränsas inför en upphandling på sidan Upphandla förvaltningstjänster.
I uppdraget kan exempelvis teknisk förvaltning, drift och underhåll, leverantörskontakter, rapportering, felanmälan, jour och underhållsplanering ingå. Om föreningen redan har separata avtal för vissa tjänster behöver gränsen mellan dessa och förvaltarens ansvar vara tydlig.
Förfrågningsunderlaget ska ge leverantörerna samma information om uppdraget och göra det möjligt att lämna anbud på samma omfattning. Det behöver därför framgå vilka fastigheter upphandlingen gäller, vilka tjänster som ska ingå, hur ofta de ska utföras och vilket ansvar som ligger på förvaltaren respektive föreningen.
Underlaget bör även beskriva krav på rapportering och kvalitet, eventuell jour samt hur arbeten utanför det löpande uppdraget ska hanteras. Tydliga gränser minskar risken för att leverantörerna utgår från olika omfattning eller gör olika tolkningar av uppdraget.
När anbuden kommer in behöver styrelsen jämföra både priset och vad som faktiskt ingår i respektive erbjudande. Ett lägre grundpris kan exempelvis innebära att fler tjänster debiteras separat. Kontrollera därför vilka arbeten som omfattas av den löpande ersättningen, vilka timpriser som gäller för tilläggsarbeten och hur kostnader för jour eller andra extra insatser hanteras.
Även leverantörens kompetens, erfarenhet och referenser är relevanta inför valet. Det är också bra att jämföra hur rapportering och uppföljning sker, vilka kontaktvägar som erbjuds och hur felanmälan och jour fungerar.
För en bostadsrättsförening är det också bra att veta vem hos förvaltaren som blir styrelsens huvudsakliga kontaktperson och hur tillgänglig den personen är.
Aff är ett branschregelverk som kan användas när tjänster inom fastighetsförvaltning och service upphandlas. Dokumenten ger stöd för att beskriva vad uppdraget omfattar, hur ansvaret ska fördelas och vilka villkor som ska gälla. ABFF innehåller allmänna bestämmelser som kan användas tillsammans med övriga Aff-dokument.
Om föreningen byter fastighetsförvaltare behöver överlämningen planeras i god tid. Den nya förvaltaren behöver få tillgång till relevant dokumentation, kontaktuppgifter, avtal, behörigheter till relevanta system och annan information som krävs för att kunna ta över uppdraget utan onödiga avbrott.
Det är också viktigt att tydliggöra vem som ansvarar för överlämningen och när olika delar ska vara klara. Uppgifter om pågående arbeten, återkommande kontroller, leverantörskontakter och kända behov i fastigheten bör föras över till den nya förvaltaren.
Sefast hjälper bostadsrättsföreningar att tydliggöra vad förvaltningsuppdraget ska omfatta och ta fram underlag inför upphandlingen. Vi har kontor i Årsta och Göteborg och arbetar med bostadsrättsföreningar i stora delar av Sverige.
För en översikt över vilka områden vi arbetar i finns sidan Orter.
Ring 010-14 68 680 eller mejla info@sefast.se. Det går också bra att skicka en offertförfrågan via Kontakt.
Kraven bör utgå från föreningens behov och vara tydligt kopplade till det uppdrag som ska upphandlas. Det kan exempelvis gälla erfarenhet av liknande fastigheter, ansvar, rapportering, tillgänglighet och hantering av tilläggsarbeten. Kraven bör vara formulerade så att samma bedömning kan göras av de leverantörer som lämnar anbud.
Vi är verksamma i stora delar av Sverige. Besök vår sida orter för att se om vi finns i ditt område
