En underhållsplan är ett tidsatt underhållsschema för fastigheten med uppskattade kostnader. Den används för planering av underhållsarbete och visar vilket förebyggande underhåll som behöver göras och när, till exempel renovering av tak, fasad, fönster, ventilation, värmesystem och stammar, så att ni kan fatta beslut utifrån fakta och data.
För en BRF och fastighetsägare blir underhållsplanen ett viktigt arbetsdokument för kostnadskontroll och underhållets ekonomi. Den gör det enklare att prioritera åtgärder, planera budget och avsättningar i tid samt skapa en tydlig dokumentation av underhåll över åren.
På Sefast AB tar vi fram underhållsplaner som är enkla att använda i styrelsearbetet. Ni får en plan med tydliga åtgärder, rimliga intervaller och kostnadsbedömningar som kan ligga till grund för budget och avsättningar, och som ni kan följa upp över tid.
En underhållsplan ska ge en tydlig överblick över fastighetens byggdelar och visa planerade åtgärder i en tidslinje, vanligtvis uppdelat per år. Den bör innehålla bedömda intervaller för förebyggande underhåll, kostnadsbedömningar per åtgärd och en sammanställning som gör det enkelt att följa upp vad som är gjort och vad som ligger framför er. För att bli användbar behöver planen också fungera som dokumentation av underhåll, så att styrelsen kan se historik, ta beslut i rätt ordning och hålla kontroll på underhållets ekonomi över tid.
Man tar fram en underhållsplan genom att först samla in underlag om fastigheten, sedan bedöma skick och livslängd på byggdelar och tekniska system, och därefter lägga en tidssatt åtgärdsplan med kostnadsbedömningar som kan följas upp år för år.
Vår process ser ut så här:
Samla in underlag:
Ritningar, tidigare renoveringar, driftinformation och befintlig dokumentation av underhåll.
Göra en genomgång av fastigheten:
Tak, fasad, fönster, mark, samt tekniska system som ventilation, värme, el och stammar, för att se skick, risker och behov.
Göra livslängdsbedömning och prioritera åtgärder:
Vad behöver göras snart, vad kan planeras längre fram, och vilka åtgärder är förebyggande respektive akuta.
Skapa ett tidsatt underhållsschema:
Åtgärder läggs in per år i en planeringsstruktur som fungerar som reparationsplanering och planering av underhållsarbete.
Kostnadsbedömningar och kostnadskontroll:
Varje åtgärd får en kostnadsbedömning som kan ligga till grund för budget, avsättningar och beslut om kapitalinvesteringar.
Leverans och uppföljning:
Planen levereras i en form som gör den enkel att använda, och den ska gå att följa upp och uppdatera när åtgärder genomförs eller nya behov uppstår.
Priset för en underhållsplan ligger oftast på 10 till 40 kr per kvadratmeter för en BRF eller fastighetsägare, beroende på fastighetens storlek, antal byggnader och hur detaljerad plan ni behöver. En mindre fastighet med bra underlag och tydlig historik hamnar ofta i den lägre delen av spannet, medan större eller mer komplexa fastigheter, eller där dokumentation saknas, brukar kräva mer arbete.
En underhållsplan gör mest nytta när den sträcker sig långt fram i tiden, eftersom många byggdelar har lång livslängd och stora åtgärder behöver planeras i god tid. Vanligt är att planen omfattar 30 till 50 år, men tidshorisonten anpassas efter fastighetens ålder, skick och hur ni vill arbeta med budget och avsättningar. Det viktigaste är att ni ser både de närmaste årens åtgärder och de större renoveringarna längre fram, så att ekonomin blir förutsägbar och prioriteringarna blir enklare.
Underhållsplanen är ett av de tydligaste underlagen för budget och avsättningar eftersom den visar när större kostnader sannolikt kommer. När åtgärderna är tidsatta blir det enklare att planera avsättningsnivåer, jämna ut kostnader över tid och undvika att flera stora arbeten hamnar samtidigt. I en BRF påverkar det här också hur man kan resonera kring årsavgiftens nivå och långsiktig ekonomi, eftersom besluten kan förankras i planerade åtgärder istället för snabba ryck.
En underhållsplan behöver uppdateras för att fortsätta vara ett bra beslutsunderlag. En bra tumregel är att gå igenom den varje år i samband med budgetarbetet och göra en tydligare uppdatering med jämna mellanrum, eller så fort något större förändras i fastigheten.
Det är extra viktigt att uppdatera planen efter större åtgärder som stambyte, takrenovering eller fasadarbeten, om ni får nya skador eller återkommande problem, eller om ni vill justera planens tempo för att passa ekonomin bättre. När planen hålls levande blir den också bättre som dokumentation av underhåll, eftersom ni ser vad som är gjort, vad som är kvar och vad som behöver prioriteras om.
Det vanligaste misstaget är att underhållsplanen blir för generell, så att den inte går att använda. Om åtgärderna är för grovt beskrivna, om tidsättningen blir för osäker eller om kostnadsbedömningarna saknas blir det svårt att koppla planen till budget och avsättningar. Ett annat vanligt misstag är att skjuta viktiga åtgärder för långt fram, vilket ofta skapar en dyr puckel längre fram i tiden. Det händer också att planen inte uppdateras efter genomförda renoveringar, vilket gör att den snabbt tappar värde som arbetsdokument. En bra underhållsplan ska vara så tydlig att styrelsen kan prioritera, följa upp och fatta beslut utan att behöva gissa.
En bra underhållsplan bygger på en rimlig livslängdsbedömning av fastighetens byggdelar och tekniska system. Det handlar om att förstå vad som normalt håller länge, vad som slits snabbare och vilka delar som behöver planeras i god tid, så att underhållet blir förebyggande istället för akut.
När livslängder och skick bedöms på rätt sätt blir reparationsplaneringen mer träffsäker. Ni får en plan som visar vilka åtgärder som är mest brådskande, vilka som kan planeras längre fram och hur ni kan sprida ut större kapitalinvesteringar över tid för att hålla ekonomin stabil.
Större åtgärder som takbyte, fasadrenovering, fönsterbyte eller stambyte räknas ofta som kapitalinvesteringar eftersom de påverkar fastigheten under lång tid och kräver planering i god tid. En underhållsplan gör det tydligt när de här åtgärderna brukar bli aktuella och vad de kan kosta, så att ni kan fördela ekonomin smartare istället för att hamna i en akut situation.
När kapitalinvesteringar syns i planen blir det lättare att bygga upp rätt nivå på avsättningar och ta beslut om finansiering i tid. Det ger bättre kontroll på underhållets ekonomi och minskar risken att flera stora kostnader kommer samtidigt.
En underhållsplan visar vad som bör göras framåt, när det bör göras och vad det kan kosta. En statusbesiktning beskriver nuläget här och nu och lyfter brister och risker som behöver hanteras. En underhållsrapport används ofta som samlingsnamn för en sammanställning av status, rekommendationer och ibland en enklare plan. I praktiken fungerar statusbesiktning som ett bra underlag när man vill att underhållsplanen ska bli mer träffsäker.
Från och med 1 januari 2024 gäller nya regler för ekonomiska planer. När en nybildad eller ombildad bostadsrättsförening ska registrera en ekonomisk plan måste planen innehålla en teknisk underhållsplan som visar fastighetens underhålls och återinvesteringsbehov de kommande 50 åren. Syftet är att skapa bättre långsiktig ekonomisk planering och ge ett starkare skydd för köpare genom att underhåll och kostnader blir tydliga redan i planeringsskedet.
För att planen ska gå att använda behöver åtgärderna vara konkreta.
Ett exempel kan se ut så här:
Ventilation, injustering och kontroll, år 2026, kostnadsbedömning 25 000 till 50 000 kr.
Tak, översyn och mindre reparationer, år 2027, kostnadsbedömning 80 000 till 140 000 kr.
Fasad, tvätt och mindre lagningar, år 2028, kostnadsbedömning 60 000 till 120 000 kr.
Stammar, utredning och planering inför framtida åtgärd, år 2030, kostnadsbedömning efter status.
Det viktiga är att varje punkt går att budgetera efter och följa upp över tid.
Ni får en plan som är strukturerad för att fungera i styrelsearbetet och i budget. Ni får den i ett format som går att arbeta i och följa upp, där varje åtgärd har tidsplan, kostnadsbedömning och en enkel uppföljningsdel för genomförda och justerade åtgärder.
Det gör att planen kan användas från budgetmöte till uppföljning utan att behöva byggas om. Den innehåller en tydlig tidslinje år för år, åtgärder kopplade till byggdelar och system, intervaller för förebyggande underhåll och kostnadsbedömningar som kan ligga till grund för budget och avsättningar. Planen är också upplagd så att den går att följa upp, så att ni ser vad som är gjort, vad som återstår och vad som behöver justeras när förutsättningar ändras.
För att underhållsplanen ska fungera som beslutsunderlag bygger vi den så att varje rad går att granska och följa upp. Varje åtgärd kopplas till en specifik byggdel eller ett system, får tydlig tidsplan och intervall, och en kostnadsbedömning som är möjlig att budgetera på. Vi dokumenterar också vilka antaganden som ligger bakom tidpunkt och kostnad, så att styrelsen kan förstå varför något ligger när det ligger. När planen är klar gör vi en kontroll av helheten så att åtgärder inte krockar, att stora kostnader inte klumpar ihop sig i onödan och att planen hänger ihop med budget och avsättningar. Planen levereras med en enkel uppföljningsdel där ni markerar genomförda åtgärder och justerar vid förändringar. En bra rutin är att stämma av planen årligen i samband med budget, och uppdatera den direkt efter större arbeten som tak, fasad eller stammar.
Sefast hjälper bostadsrättsföreningar med underhållsplaner, besiktningar och ekonomiskt beslutsunderlag. Vill ni ha en underhållsplan som går att använda i budget och uppföljning från dag ett så hör av er, så går vi igenom fastigheten, ert underlag och vilken detaljeringsnivå ni behöver.
Ring oss på 010-14 68 680 eller mejla info@sefast.se så bokar vi ett möte och går igenom fastigheten och ert behov. Vi arbetar främst med bostadsrättsföreningar i Stockholm och Göteborg, men stöttar även föreningar i hela Sverige. Vill ni se vilka orter vi jobbar med finns det samlat på vår sida för orter.
För många föreningar finns inget generellt “måste” som gäller i alla lägen, men det finns viktiga krav i vissa situationer. Vid registrering av ekonomisk plan för nybildad eller ombildad bostadsrättsförening ska planen innehålla en teknisk underhållsplan som redovisar underhåll och återinvesteringar över minst 50 år.
Börja med att samla underlag (ritningar, tidigare renoveringar, driftdata), gör en genomgång av fastighetens delar (tak, fasad, fönster, installationer), och bedöm skick och ungefärlig livslängd. Sedan lägger ni in åtgärder i ett tidssatt schema med kostnadsbedömningar och prioritering, så att det går att koppla till budget och avsättningar och följa upp år för år.
Nej, normalt är en underhållsplan ett internt arbetsdokument för föreningen eller fastighetsägaren. I praktiken delas den ofta med berörda, till exempel styrelse, förvaltare, revisor, banker, spekulanter vid behov eller andra som behöver förstå planerat underhåll, men den är inte “offentlig” på samma sätt som myndighetshandlingar.
Kostnaden beror främst på fastighetens storlek, antal byggnader, tillgång till underlag och hur detaljerad plan ni vill ha. Många aktörer prissätter per kvadratmeter eller erbjuder en kalkyl baserad på era fastighetsuppgifter.
Alla BRF behöver ett fungerande underhållsarbete, men kravet blir tydligt i samband med ekonomisk plan för nybildad eller ombildad BRF, där den tekniska underhållsplanen ska ingå och omfatta minst 50 år. För befintliga föreningar är en underhållsplan ändå ett av de mest praktiska underlagen för att kunna ta beslut om budget, avsättningar och större åtgärder i tid.
Minst en gång per år i samband med budget och planering är en bra nivå, plus alltid efter större genomförda åtgärder (till exempel tak, fasad, stammar) eller när nya fel och risker upptäcks. Det viktiga är att planen speglar verkligheten så att den går att använda utan gissningar.
Ja, en BRF kan ha externa personer i styrelsen. Det är dock vanligt att föreningen vill ha en balans där medlemmar finns med, eftersom styrelsen ansvarar för beslut som påverkar boendet och ekonomin. Exakt upplägg behöver följa föreningens stadgar och gällande regler för styrelsearbete.
Den kan tas fram av styrelsen själva om kompetens och underlag finns, men ofta görs den av en extern konsult, besiktningsman eller förvaltare som kan bedöma skick, livslängd och kostnader på ett jämförbart sätt. Poängen är att ni får en plan som går att budgetera på och följa upp, inte bara en generell lista.
Vi är verksamma i stora delar av Sverige. Besök vår sida orter för att se om vi finns i ditt område
